Cómo detectar las necesidades de formación de una empresa

Objetivos

The aim of medicine is to prevent disease and prolong life; the ideal of medicine is to eliminate the need of a physician.

El objetivo de la medicina es prevenir la enfermedad y prolongar la vida; el ideal de la medicina es eliminar la necesidad de un médico.

Quizás se habrá dado usted cuenta de que con frecuencia nombramos en este libro a los médicos y su actividad comparándola con la función del formador de empresa. Y esto es así porque el funcionamiento de la empresa

desde la perspectiva de la Teoría General de Sistemas es comparable a la del cuerpo humano. Una y otro constan de órganos diferenciados, cuyo funcionamiento está relacionado y en que el mal funcionamiento de uno solo de ellos puede llevar al traste al conjunto de órganos, incluso a los que funcionan mejor.

Por esa razón, al hablar de cómo detectar las necesidades de formación en una empresa, la correlación más evidente es la de detectar los problemas de funcionamiento de cada una de sus partes para solucionarla desde el principio. Ya que, en dirección de empresas, como en medicina, el mejor diagnóstico es el más precoz.

La función de detectar las necesidades de formación de una empresa corresponde al director de formación, y, si no lo hay, a la dirección de recursos humanos.

Yo no he sido nunca director de formación de ninguna empresa, pero un par de ellas me han encargado a lo largo de mi vida laboral como asesor externo de planificar su formación, para lo cual tuve que responder a la obvia pregunta: ¿qué necesidades de formación tenemos?

A continuación le describiré cómo lo hice:

Información de los jefes o responsables de departamentos, a los que les formulé diversas preguntas tales como: ¿Qué es lo que hacemos menos bien?; ¿Qué nueva técnica desearía implantar en su departamento?; ¿Piensa introducir una tecnología nueva en su departamento que requiera la formación de los responsables de utilizarla?; ¿En su opinión, qué personas y cuántas deberían ser adiestradas?; ¿Cuánto tiempo estaría dispuesto a concederles para que asistieran a las sesiones de formación en lugar de estar en el trabajo?; ¿Cuánto dinero de su presupuesto departamental está dispuesto a dedicar a este capítulo?…⁷

Información de los clientes. A una muestra representativa de clientes asiduos les hice preguntas tales como: ¿Qué hacemos bien para merecer tenerlo a usted como cliente?; ¿Qué cosas le gustaría que las hiciéramos de distinta manera?; ¿Cuál es su motivo de queja o desagrado más importante acerca de nuestro funcionamiento?…

Información proveniente de los registros. Archivo de quejas y reclamaciones; peticiones de servicio técnico (cuando hay muchas peticiones de servicio técnico es porque algo se hace mal); encuesta a clientes… Revisión de las tasas de absentismo por secciones y departamentos…

Managing by walking around, esto es, deambular por el centro de trabajo, hablar con los trabajadores y preguntarles acerca de su trabajo, lo que les gusta, lo que no, cómo deberían hacerse las cosas…

Entrevista con departamento de ingeniería y compras para conocer los proyectos de adquisiciones de tecnología que requerirán un adiestramiento.

El listado anterior es muy limitado, porque para realizar cada una de las actividades tuve que solucionar algunos problemas previamente. Por ejemplo, los jefes de departamento podrían no ver con buenos ojos que me detuviera a hablar con los operarios interrumpiéndoles en su trabajo, y se requirió un permiso superior para poder moverme con libertad, y al mismo tiempo por mi parte un apaciguamiento de lo que ellos consideraban como invasión de su territorio. Del mismo modo se requirieron permisos para consultar registros, llamadas telefónicas a directivos y clientes para citar entrevistas y un sinfín de actividades que no relaciono por no ser prolijo.

Al final, de esta información surgió una lista de necesidades de formación, una priorización de necesidades y de ahí un plan de formación para cinco años, y uno para el ejercicio próximo.

Detectar las necesidades de formación en una empresa es crucial para desarrollar programas efectivos que aborden las deficiencias y promuevan el crecimiento y la eficiencia:

1. Análisis de Desempeño:

• Evaluación de Competencias: Analiza las habilidades y competencias actuales del personal. Identifica las áreas donde se necesita mejorar.
• Revisiones de Desempeño: Examina los resultados de las evaluaciones de desempeño para determinar áreas de mejora y desarrollo.

2. Encuestas y Feedback:

• Encuestas a Empleados: Realiza encuestas anónimas para recopilar información sobre las áreas donde los empleados sienten que necesitan más capacitación.
• Feedback de Supervisores: Pregunta a los supervisores sobre las habilidades o conocimientos que creen que podrían mejorarse en sus equipos.

3. Análisis de Datos:

• Datos de Productividad: Analiza datos relacionados con la productividad, eficiencia o calidad para detectar posibles brechas de habilidades.
• Tendencias del Mercado: Examina las tendencias del mercado y la industria para determinar las habilidades o conocimientos emergentes necesarios.

4. Entrevistas y Grupos Focales:

• Entrevistas Individuales: Realiza entrevistas individuales para comprender las necesidades específicas de desarrollo de cada empleado.
• Grupos Focales: Organiza sesiones de grupos focales para discutir temas comunes y necesidades de formación entre varios empleados.

5. Análisis de Rotación y Retención:

• Análisis de Rotación: Examina las razones por las cuales los empleados podrían dejar la empresa, especialmente si es debido a la falta de oportunidades de desarrollo.
• Retención de Talentos: Identifica qué habilidades o oportunidades de crecimiento podrían influir en la retención de empleados.

6. Evaluación de Procesos Internos:

• Análisis de Procesos: Evalúa los procesos internos y las áreas problemáticas para identificar necesidades de formación que podrían mejorar la eficiencia.

7. Reuniones y Consultas con Líderes:

• Consultas con Líderes y Gerentes: Habla con los líderes y gerentes para entender sus perspectivas sobre las habilidades necesarias para el éxito en sus equipos o departamentos.

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.