Cómo conseguir que le aprueben sus propuestas

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Quien no llora no mama.

Si es usted empleado de la empresa en que imparte formación, se requiere de usted que realice una intensa actividad como escritor o redactor. Tendrá que escribir informes para la gerencia sobre las necesidades del personal en materia de formación, sobre los resultados de los cursos ya impartidos, por no hablar de los documentos que repartirá en las sesiones de formación. Y es necesario que todos ellos estén bien escritos y sean convincentes.

Uno de estos documentos que tendrá usted que redactar es la propuesta hecha a la Gerencia de la empresa para que le encargue un curso, si es usted un formador externo, o le concedan presupuesto para impartirlo si es usted un formador interno.

Las propuestas pueden ser argumentadas oralmente, pero siempre deben reflejarse en un documento que la persona que tiene el poder de decisión pueda leer y meditar, porque no siempre le va a dar su conformidad de inmediato.

Cuando en mi calidad de profesor universitario he pedido a mis alumnos que redactaran un informe ejecutivo o una propuesta de algo como ejercicio de clase, siempre ha surgido alguno que ha preguntado: ¿De qué número de páginas? A esta pregunta esperada contestaba de la siguiente forma: Esa es una pregunta de secretaria. Un ejecutivo escribirá lo que tenga que decir en el espacio que necesite, y luego hará un resumen de menos de un DIN A4, que es lo que su jefe se leerá. Y si él quiere entrar en detalles, podrá hacerlo recurriendo a la redacción más extensa que usted ha preparado. (L)

Bien: esto no hay que tomarlo al pie de la letra. No se trata de escribir un informe o una solicitud que por su extensión parezca una refundición de Guerra y paz, Los hermanos Karamazov, Ana Karenina y El Quijote. Si es un informe muy largo su jefe o su cliente puede pensar que trabaja usted poco para lo que le pagan si es que tiene tiempo para hacer alardes de redacción. De modo que siéntase libre para redactar y luego pode y recorte sin misericordia.

El esquema de una petición para impartir un curso puede ser el siguiente:

1. Descripción del problema que se pretende solucionar con la acción formativa.
2. Posibilidades de solución para este problema.
3. Propuesta concreta que se formula.
4. Descripción de cómo se desarrollaría la propuesta.
5. Conclusión

1. Descripción del problema que se pretende solucionar con la acción formativa

El problema puede haberse presentado en cualquier departamento o sección de la empresa y ser de los tipos más variados. Quejas de los clientes que no son bien atendidas; porcentaje bajo de las llamadas telefónicas de información sobre nuestros productos o servicios que se transforman en compras o encargos reales; piques interdepartamentales; necesidad de impartir un curso de inducción a los empleados que vienen a nuestra empresa, pero que pertenecen a una contrata; necesidad de un curso de inducción para becarios universitarios: conocimiento incompleto de nuestros comerciales de las características técnicas de nuestros productos, y en consecuencia bajo impacto en los compradores técnicos de nuestras empresas clientes; alto porcentaje de pieza fallidas o defectuosas en nuestros fabricados… Este apartado debe resumir el problema que tenemos, las consecuencias del mismo y –aunque no se pueda documentar con exactitud– las pérdidas económicas o de prestigio que nos causan. El lector del informe debe quedar convencido al final de este apartado de que hay que hacer algo para atajar este problema.

2. Posibilidades de solución para este problema

Una vez establecida la naturaleza del problema y sus consecuencias indeseables, el paso siguiente es listar las soluciones que se podrían emprender para atajarlo. Aquí, una recomendación: no hable solo de formación, a lo mejor el problema o parte de él puede solucionarse por otros procedimientos administrativos, de control, de selección del personal o de asignación a sus puestos (staffing), de comunicación interna, etc. Pero hable también de cómo la formación puede ayudarse de estas medidas no directamente formativas. Al final de la lectura de este apartado, el lector debe quedar convencido de que usted se ha documentado bien y que de una manera objetiva considera todas las facetas del problema desde el mismo punto de vista que la gerencia, es decir, de la eficacia de la empresa.

3. Propuesta concreta que se formula

En este apartado puede comentar los pros y los contras de las medidas listadas en el apartado anterior y enunciar la solución propuesta por usted, explicando de modo analítico las ventajas de la misma, aunque también puede incluir alguna limitación; así dará a entender al lector que no está intentando venderle soluciones maravillosas, y que los milagros, en Lourdes.

4. Descripción de cómo se desarrollaría la propuesta

En este punto enuncie su idea de la acción formativa que desea emprender y para la que solicita aprobación y financiación. Enuncie los temas que daría, sin caer en detalles excesivos, el tiempo de duración, quiénes serían los destinatarios de la acción, cuáles serían los objetivos de la misma, dónde y cuándo se impartiría y el coste calculado (aquí sí se exige que el cálculo sea muy aproximado).

5. Conclusión

La conclusión debe ser breve y enérgica, debe señalar exactamente la petición que usted formula y puede reforzarla con el mejor argumento que se le ocurra (uno o dos solos, no se trata de repetir lo que ya ha dicho antes).

Un consejo: aparte de lo que haya usted escrito, prepárese su ristretto y su elevator pitch. Estos neologismos los tomamos prestados de Luis Puchol Plaza, quien define el ristretto como un café con la misma cantidad de café que los normales, pero con muy poca agua, es decir, algo que con dos o tres frases se convierta en una idea-fuerza capaz de convencer a su interlocutor. Y en cuanto al elevator pitch, es decir, la charla que se puede tener mientras coincidimos con nuestro interlocutor en un ascensor, en dos o tres minutos, tiene que ser exactamente lo mismo, una charla muy breve, muy intensa, muy bien argumentada y muy convincente para ayudarle a usted a conseguir lo que pretende. A lo mejor lo que usted presentó por escrito no es ni siquiera utilizado, pero usted no puede elaborar sus extractos sin antes haber escrito el razonamiento completo.

Este esquema que hemos propuesto aquí para pedir a la gerencia la concesión de autorización y la financiación de un curso puede utilizarse también para pedir, por ejemplo, una adquisición de material audiovisual, una ampliación del centro de formación o asuntos similares.

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.