Acto de entrega de premios

Empresas

En el ámbito de la empresa, el acto de entrega de medallas, premios o diplomas se encuadra dentro de los eventos de celebración, conmemoración u homenaje y en general se caracterizan por estar conformados por una ceremonia de entrega de las distinciones a cargo de sus autoridades y una recepción de celebración.

La entrega de medallas, premios o diplomas es una ceremonia que ha tenido su origen en los ámbitos oficiales (entrega de distinciones y condecoraciones civiles y militares) y educativo (colaciones de grado, medalla de honor), pero actualmente se ha extendido su utilización a las empresas considerado como un evento de repercusión pública y difusión institucional.

En el caso especial de la entrega de premios, los eventos se centran en dar importancia a la distinción que se entrega, de modo tal que en esta entrega se involucra a diferentes empresas e instituciones del sector, para que participen del jurado y patrocinen con su prestigio su organización 

El desarrollo de las actividades organizativas que comprende en líneas generales cualquier acto de esta naturaleza en el seno de la empresa o institución se divide en:

a) Ceremonia de entrega

• Recepción y ubicación de Autoridades, homenajeados e invitados.
• Apertura de la ceremonia y discursos de sus autoridades
• Entrega de medallas, placas, menciones o diplomas
• Palabras del homenajeado
• Cierre del Acto a cargo de Autoridades
• Fotografías

En el caso especial de los premiados, se agrega a esta ceremonia la instancia en donde se da lectura a los antecedentes curriculares de la persona distinguida y a la acción o trabajo que lo hace merecedor de tan alto honor.

b) Recepción de Celebración

• Recepción e ingreso de invitados
• Atención de los invitados en el ámbito del salón
• Brindis y palabras de cierre a cargo de las Autoridades

 

En el ámbito académico el acto de entrega de diplomas y medallas es considerado de gran formalidad y en cada Universidad se reflejan las tradiciones que hacen a su historia y gozan de especial relevancia dentro de toda la comunidad educativa.

Los actos académicos comprenden aspectos más tradicionales, en donde cobran importancia acciones que van desde la precedencia de los graduados y autoridades presentes, los discursos que se enuncian y hasta el vestuario característico de cada Universidad para esta ocasión especial.

Entre las acciones de organización más características se cuentan:

• Recepción y ubicación de Autoridades, graduados u homenajeados, público y prensa.
• Apertura del Acto con maestro de Ceremonia y Autoridades.
• Himno nacional y Discursos del Rector o presidente de la Empresa
• Juramento de graduados, entrega de diplomas o medallas
• Palabras del egresado u homenajeado.
• Cierre del acto. Palabras finales. Cóctel

 

Existe una figura de gran solemnidad que cobra importancia durante el desarrollo de este tipo de actos, llamado maestro de ceremonias y cuya función se orienta a la presentación de las autoridades, la guía discursiva y establece la relación entre los asuntos tratados.

El maestro de ceremonias, participa activamente del desarrollo del acto y su intervención facilita el conocimiento previo de la audiencia sobre los sucesos del acto, el establecimiento de las precedencias en discursos y entregas de medallas y diplomas y en actos de gran participación pública es un referente del orden, solicitando atención o invitando a guardar silencio o a participar en algunos casos.

Las tarjetas de invitación que se cursan en este tipo de actos son de corte formal y solo guarda algunas diferencias de acuerdo a la naturaleza de la convocatoria, por ejemplo, la invitación que se confecciona para un acto de colación de grados, difícilmente contenga el nombre de todos los graduados, sin embargo; en el caso de las distinciones especiales tales como, medallas y premios es usual que se mencione al galardonado y alguna frase en relación con la relevancia del premio o del jurado.

Finalmente, otro detalle de interés para el organizador es el discurso que dirige el premiado o graduado a la audiencia, en este caso, es importante convenir con el orador el tiempo del cual va a disponer previamente y el contenido de su discurso debe ser conocido previamente por las autoridades al inicio del acto.

Las distinciones entregadas en ocasión de una comida

En muchas ocasiones la entrega de distinciones puede darse en el contexto del desarrollo de una comida y en estos casos cabe efectuar algunas consideraciones en relación con su organización propias de este evento

Es habitual que durante un almuerzo o cena se entreguen distinciones o menciones, las que deberán ser entregadas antes de iniciar el servicio de comidas o al momento del servicio del café.

En estas ocasiones se estila que la persona distinguida integre la mesa que preside la recepción junto con las autoridades que promueven el premio, medalla o mención; sin embargo, cuando son varias las personas que se distinguen en una misma recepción, se ubicarán en la mesa próxima a la presidencia “mesa de distinguidos” o también puede considerarse suprimir la mesa de presidencia e integrar en las principales mesas del salón a los premiados junto con las autoridades que promueven la distinción.

Dentro de la disposición de las mesas, hay que considerar que de existir un jurado que ha tenido a cargo la elección y selección de los distinguidos; sus miembros ocuparán una de las mesas principales e incluso la presidencia del jurado puede dirigir unas palabras o hacer entrega de alguno de los premios junto a las autoridades.

En los casos en que la persona distinguida concurra con sus familiares, sólo el cónyuge lo acompañará en la mesa principal y el resto de los familiares invitados deberán tomar lugar en las mesas que coordinador les asigne.

Siguiendo la línea de la entrega de premios, cabe destacar que en caso de existir varias categorías de distinción, el orden que debe seguirse para la entrega es de menor a mayor, es decir; que se comienza por el tercer puesto y se culmina anunciando el primero.

Los eventos de incentivo al personal (team building, day off y otros)

Con la necesidad de retener talentos, generar la integración del personal o incentivar la motivación y la comunicación, las empresas e instituciones organizan durante el año muchos eventos dirigidos especialmente a su público interno.

Estos eventos requieren del organizador externo, un conocimiento profundo de la cultura de esa organización y de las dinámicas sociales que se plantean y para ello es muy importante que los eventos se generen con el apoyo de una estructura interna. 

Cuando organizamos un evento de incentivo, lo primero que debemos identificar son los objetivos que persigue el cliente en la realización del evento y debemos poder medirlos y cuantificarlos porque seguramente tendrá que presentarle los resultados al final de la actividad.

Una vez que determinamos los objetivos, debemos preguntarnos que ideas puedo generar para alcanzar los objetivos, por ejemplo, el equipo de ventas no obtiene los resultados esperados ¿por qué? Les falta información o motivación ¿Cuáles son sus necesidades y preferencias? y si es motivación ¿podemos pensar en estímulos? ¿Cuáles?

La característica especial de este tipo de eventos es que además del programa de actividades, el organizador debe pensar en término de compensaciones o premios estímulo para el logro de las metas. Algunos ejemplos de estímulo que aplican las organizaciones son los siguientes:

• Regalos: Si el premio es un objeto, arme un catálogo de regalos más o menos equivalentes y atractivos para el grupo. 
• Viaje de incentivos: Los viajes de incentivos son muy apreciados por el personal y hay que tener en cuenta que el paquete debe ofrecer destinos y actividades atractivas. Las agencias de viajes tienen mucho para ofrecer. Los viajes pueden ser grupales (en el caso de integración para ejecutivos) o individuales (premia los logros personales).
• Sustitutos de dinero o vales: Los vales o tarjetas de regalo se adquieren en los comercios o distribuidores especializados. Estos vales se otorgan a los ganadores para que los intercambien por regalos de su elección en diferentes locales.
• Efectivo: Un premio en efectivo es una gratificación fácil de gestionar, pero no es muy recomendable porque los ganadores no pueden mostrar su premio, atento a que culturalmente la entrega de dinero en efectivo se asocia con la retribución salarial.

 

Los eventos de incentivo corporativo requieren también de un trabajo importante sobre la dinámica del encuentro: las actividades y el timing.

Las actividades deberán promover la integración o la motivación, según el objetivo que persiga el cliente. Hay actividades que son formativas, lúdicas, recreativas, de jornada simple y de jornada completa.

En el diseño del programa es importante la opinión del equipo que tendrá a su cargo la animación del grupo, quienes pueden recomendarnos el mejor desarrollo ya que provienen de distintas disciplinas (psicólogos, mimos, artistas, instructores, terapeutas, etc) y acostumbran a trabajar con una variedad de clientes y necesidades que nos enriquece. Siempre es recomendable contratar una firma de prestigio y experiencia, comprobando sus referencias con otros clientes porque son el eje de este tipo de eventos. 

Las actividades, deben articularse con coherencia, compensando las actividades productivas con los espacios de relajación, sin perder el ritmo ni la perspectiva en el logro del objetivo, pero siempre procurando brindarles a los participantes una experiencia agradable.

 

La comunicación que acompaña el evento debe ser otro punto fuerte de su organización. En estos casos, se pueden utilizar varios medios de difusión:  la revista de la empresa, intranet, las carteleras electrónicas o físicas, afiches, la difusión de emails “positivos” sobre el personal ganador, tablas de marcadores y el envío de voice mails de comunicación a los otros de la organización, ceremonia o cierre para la entrega de los premios. 

 

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.