2019 seguimiento y control de acciones de formación

Actuales instrucciones 

INTRODUCCIÓN

Las actuales Instrucciones para el seguimiento y control de la formación programada por las empresas para sus trabajadores y permisos individuales de formación, se aprobaron por la Subdirección General de Políticas Activas de Empleo (SGPAE) del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) el 19 de junio de 2016. En las mismas se adecuaba el procedimiento a seguir en las actuaciones de seguimiento y control a la reforma llevada a cabo por la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, en el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral.

Con posterioridad a su redacción, se ha aprobado el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el que se desarrolla la citada Ley 30/2015, de 9 de septiembre, cuya entrada en vigor se produjo el 6 de julio de 2017, siendo plenamente de aplicación en formación programada por las empresas y permisos individuales de formación, a partir del 1 de enero de 2018, según lo dispuesto en su disposición transitoria primera.

Aunque, el desarrollo reglamentario de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, no se agota en este real decreto, pues para determinados aspectos se considera más adecuada su regulación mediante la correspondiente orden ministerial, en tanto se aprueba la misma sigue siendo de aplicación la Orden TAS/2307/2007, de 27 de julio, por la que se desarrolla parcialmente el Real Decreto 395/2007, de 23 de marzo, por el que se regula el subsistema de formación profesional para el empleo en materia de formación de demanda y su financiación, y se crea el correspondiente sistema telemático, así como los ficheros de datos personales de titularidad del Servicio Público de Empleo Estatal, en lo que no se oponga a lo establecido en el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio.

En cualquier caso, las novedades introducidas en el sistema de formación profesional para el empleo y su desarrollo a través del mencionado Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, hacen aconsejable adecuar a las mismas las Instrucciones de 19 de junio de 2016 de la SGPAE.

Por otra parte, la gestión del seguimiento y control en estos últimos años ha puesto de manifiesto la conveniencia de racionalizar esfuerzos y homogeneizar los criterios de actuación a seguir por todas las unidades que en el ámbito de las Direcciones Provinciales se dedican a la comprobación, seguimiento y control de las acciones formativas en la iniciativa de formación programada por las empresas y de los permisos individuales de formación.

Normativas 

PRIMERA. NORMATIVA APLICABLE

El marco normativo básico aplicable en el control de las acciones formativas en la iniciativa de formación programada por las empresas y de los permisos individuales de formación, está constituido por la siguiente normativa:

•   Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
•   Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de lasAdministraciones Públicas.
•   Ley 30/2015 de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral.
•   Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
•   Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el que se desarrolla la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral.
•   Real Decreto 7/2015, de 16 de enero, por el que se aprueba la Cartera Común de Servicios del Sistema Nacional de Empleo.
•   Orden TMS/283/2019, de 12 de marzo, por la que se regula el Catálogo de Especialidades Formativas en el marco del sistema de formación profesional para el empleo en el ámbito laboral.
•   Orden ESS/381/2018, de 10 de abril, por la que se aprueba la Guía técnica de referencia para el desarrollo de los protocolos de la Cartera Común de Servicios del Sistema Nacional de Empleo.
•   Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo, por la que se desarrolla el modelo específico de declaración responsable para su presentación por entidades de formación para la impartición de formación distinta de las especialidades previstas en el Catálogo de especialidades formativas.
•   Orden TAS/2307/2007, de 27 de julio, por la que se desarrolla parcialmente el Real Decreto 395/2007, de 23 de marzo, por el que se regula el subsistema de formación profesional para el empleo en materia de formación de demanda y su financiación, y se crea el correspondiente sistema telemático, así como los ficheros de datos personales de titularidad del Servicio Público de Empleo Estatal.SEGUNDA. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓNEstas instrucciones tienen por objeto establecer el procedimiento y los criterios a seguir en la realización de las actividades de comprobación, seguimiento y control de las acciones formativas en la iniciativa de formación programada por las empresas y de los permisos individuales de Formación (PIF), en el ámbito de gestión del SEPE para el ejercicio 2019 y siguientes, de acuerdo a la legislación vigente.Según el artículo 24 de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre y el artículo 10 del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, se entiende por Administración Pública competente, a efectos del seguimiento, control y evaluación de la formación programada por las empresas, cada comunidad autónoma respecto de las empresas que tengan todos sus centros de trabajo enel ámbito territorial de aquella, y el Servicio Público de Empleo Estatal respecto de las empresas con centros de trabajo en más de una comunidad autónoma.

No obstante lo anterior, según señala la disposición transitoria cuarta de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, hasta que no se suscriba entre el SEPE y las comunidades autónomas el correspondiente convenio sobre el intercambio de la información necesaria para el seguimiento y control de la iniciativa de formación programada por las empresas y de los permisos individuales de formación, el SEPE también realizará el seguimiento y control de las acciones formativas programadas por las empresas con centros de trabajo radicados en el ámbito de una misma comunidad autónoma.

En la actualidad solamente se ha suscrito el Convenio de Colaboración entre la Tesorería General de la Seguridad Social y el Servicio Público de Empleo Estatal con la Comunidad Autónoma del País Vasco, sobre intercambio de información, en fecha 11 de octubre de 2017, publicado en el BOE el 22 de noviembre de 2017, mediante Resolución de la Secretaría General Técnica del Ministerio.

En consecuencia, salvo en la Comunidad Autónoma del País Vasco, es competencia del SEPE realizar el seguimiento y control de las iniciativas de formación señaladas, respecto de todas las empresas con independencia de donde radiquen sus centros de trabajo. En relación con el País Vasco, la competencia sería del SEPE únicamente cuando las empresas tengan centros de trabajo radicados en su ámbito territorial y fuera del mismo.

Las actuaciones de seguimiento y control de la iniciativa de formación programada por las empresas y permisos individuales de formación, se llevaran a cabo por el SEPE con el apoyo técnico de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), en el marco del plan de seguimiento y control elaborado por este Organismo para cada ejercicio, dentro de su ámbito competencial, como elemento esencial para garantizar un seguimiento y control integral y la coordinación entre todas las unidades que participan en el proceso.

En el plan anual de seguimiento y control se organizarán las acciones necesarias para su ejecución, considerando los siguientes aspectos:

 Identificación de los ejes de actuación.
 Identificación de las acciones formativas y permisos individuales de formación que serán objeto de control y seguimiento.

Asimismo, se promoverá, en la línea de los procedimientos ya iniciados en los últimos años, la colaboración con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), concretándose en los Planes Anuales de Objetivos entre la ITSS y el SEPE.

Todo ello se realizará sin perjuicio de las actuaciones que realice la Unidad Especial de Inspección en el seno de la Dirección Especial adscrita al Organismo Autónomo Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de acuerdo a su programación específica.

La tipología de las actuaciones a realizar tiene por objeto establecer mecanismos de control de la formación en las empresas, las entidades de formación y en las entidades organizadoras, que permitan verificar el cumplimento de la normativa y la calidad de formación impartida.

Las instrucciones para el seguimiento y control de la formación pueden variar según la organización, el tipo de formación y los objetivos específicos de la misma. Sin embargo, a continuación, te proporciono una estructura general que puede servir como base para establecer las instrucciones de seguimiento y control de la formación:

1. Objetivos y Metas de la Formación:

• Define claramente los objetivos y metas que se esperan alcanzar con la formación. Esto debe incluir tanto objetivos generales como objetivos específicos para cada módulo o curso de formación.

2. Indicadores de Desempeño:

• Establece indicadores clave de desempeño (KPIs) que te ayudarán a medir el progreso y el éxito de la formación. Los KPIs pueden incluir tasas de finalización, resultados de evaluaciones, mejoras en el desempeño laboral, etc.

3. Planificación de la Formación:

• Describe el plan de formación en detalle, incluyendo fechas de inicio y finalización, horarios, ubicación (si es presencial) y la secuencia de los módulos o temas a cubrir.

4. Recopilación de Datos:

• Especifica cómo se recopilarán los datos relacionados con la formación. Esto puede incluir el uso de sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), encuestas de retroalimentación de los participantes, pruebas de conocimientos, observaciones en el trabajo, entre otros.

5. Evaluación y Seguimiento Continuo:

• Establece un proceso de evaluación continua que permita identificar posibles problemas o desafíos a medida que se desarrolla la formación. Esto puede incluir reuniones regulares de revisión con instructores o facilitadores.

6. Comunicación y Retroalimentación:

• Define cómo se comunicarán los resultados del seguimiento a los participantes, instructores y otras partes interesadas. También, establece un proceso para recopilar retroalimentación de los participantes sobre la calidad y efectividad de la formación.

7. Intervenciones y Ajustes:

• Si se identifican desviaciones significativas de los objetivos o problemas en la formación, describe cómo se realizarán intervenciones y ajustes para abordar estos problemas. Esto puede incluir cambios en el contenido, métodos de enseñanza, recursos, etc.

8. Registro y Documentación:

• Establece un sistema de registro y documentación que incluya todos los datos relevantes, informes de seguimiento y cualquier cambio o ajuste realizado durante el proceso de formación.

9. Evaluación Final:

• Al final de la formación, realiza una evaluación final para medir si se lograron los objetivos y metas establecidos inicialmente. Esto puede incluir pruebas de conocimientos, encuestas de satisfacción, evaluaciones de habilidades, entre otros.

10. Informes y Análisis:

• Describe cómo se generarán informes y análisis finales que resuman los resultados de la formación y proporcionen recomendaciones para futuras iniciativas de formación.

Recuerda que las instrucciones para el seguimiento y control de la formación deben ser flexibles y adaptarse a las necesidades específicas de tu organización y del programa de formación en cuestión. Es importante mantener un enfoque constante en la mejora continua y en la alineación de la formación con los objetivos estratégicos de la organización.