2019 seguimiento y control de acciones de formación parte 8

UNDÉCIMA. CIERRE DE LA ACTUACIÓN DE SEGUIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORME DE RESULTADOS

La gestión de los resultados del proceso de control y seguimiento, tanto en tiempo real como ex post, se grabará en el Informe de Resultados disponible en la aplicación informática, detallándose de forma exhaustiva y clara cada una de las incidencias que se hayan detectado y que pueden afectar a todo el grupo formativo, a alguno/s de los participantes en el mismo o a los PIF.

Por tanto, debe quedar constancia en la aplicación informática mediante reflejo documental de todos los datos y resultados correspondientes a cada grupo formativo o PIF objeto se seguimiento y control. Es muy importante que el respaldo documental acredite con claridad las desviaciones detectadas. Una incidencia que no tenga acreditación documental es muy probable que en una fase posterior de alegaciones no pueda hacerse valer.

Para canalizar las consultas que se planteen desde las Direcciones Provinciales a la Unidad de seguimiento y control de acciones formativas y unificar los criterios de actuación, se ha puesto a su disposición una aplicación informática de Consultas de formación de ocupados a la que se accede desde la intranet del SEPE.

El manual de uso de la aplicación informática de consultas estará disponible, tanto en el apartado de Ayuda de dicha herramienta como desde la aplicación informática de seguimiento en el apartado de Documentación.

Las incidencias detectadas tendrán un impacto económico en el importe que se haya aplicado la empresa en concepto de bonificación que será calculado en el proceso de comprobación del crédito por la FUNDAE, quien también realizará las siguientes comprobaciones:

• Seguimiento ex post de costes sobre una muestra de empresas una vez finalizada y comunicada toda la formación realizada durante el período sobre las que se aplicará la verificación documental de los costes de formación.
• Comprobación de la vida laboral de los participantes.

En el caso de que el proceso de seguimiento y control realizado, se hayan detectado simulaciones en la contratación laboral con la finalidad de que los trabajadores participen en acciones formativas bonificables, se dará traslado a la ITSS para que actúe en el marco de su competencia.

• Cumplimiento de los porcentajes de cofinanciación privada exigible en función del tamaño de la empresa

El informe de resultados será utilizado para contrastar el resultado de las actuaciones de seguimiento que conlleven minoraciones en las bonificaciones practicadas en el momento en el que las empresas afectadas presenten las oportunas alegaciones, por lo que la fundamentación de las desviaciones es necesaria para su análisis por lo que es imprescindible adjuntar los archivos con la documentación que justifique las incidencias detectadas.

Se dejará constancia en el Informe de Resultados de los participantes que han sido contactados y las diferentes incidencias detectadas. El listado de participantes no se encontrará disponible en la aplicación hasta que las entidades notifiquen la finalización del grupo, es decir, una vez concluida la formación y antes de aplicarse la bonificación y siempre antes de que finalice el plazo de presentación de los boletines de cotización del ejercicio.

El cierre de los informes de actuación no podrá realizarse hasta después de ese momento, no obstante, se deberán ir cumplimentando los informes correspondientes a cada actuación según se vayan realizando, si bien todas las indicaciones que deban realizarse en el listado de participantes, deberán esperar a poder ser cumplimentadas a partir de que se notifiquen las finalizaciones.

DUODÉCIMA. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

1. Por las empresas y entidades organizadoras

El artículo 15.6.g) del Texto Refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, recoge como infracción grave el incumplimiento de la obligación relativa a la custodia y entrega de la documentación.

Empresas

Durante un período mínimo de 4 años, las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

Las entidades externas a las que se les encomienda la organización conservarán copia de la documentación y un original del contrato de encomienda. La entidad conservará copia de los controles de asistencia, registros de actividad, controles de aprendizaje, contenidos y recursos formativos, cuestionarios de evaluación, currículo y acreditaciones del formador.

En el caso de que la formación se realice mediante modalidad teleformación, aunque los cursos hayan finalizado, la plataforma así como el usuario y clave facilitada deberán permanecer activos todo el período de ejecución de la iniciativa y hasta un mes después de la finalización del plazo de presentación del último boletín de cotización del ejercicio correspondiente para facilitar las actuaciones de seguimiento y control.

En cuanto al curso en sí, no es necesario que se mantenga en la plataforma una vez finalizado, aunque deberá conservarse la documentación/soporte acreditativo del mismo, durante al menos cuatro años.

2. Por las Direcciones Provinciales del SEPE

La documentación que afecte al expediente debe constar en el archivo de la FUNDAE dado que el expediente debe figurar íntegro para atender las peticiones de los distintos organismos. La aplicación informática incorpora una utilidad que permite alojar documentos en diferentes formatos. Se incorporará en la aplicación ficheros con la hoja de actuación firmada así como otros documentos, partes de firma, cuestionarios participantes etc.

El espacio para alojar se encuentra limitado, no obstante, en caso de detectar incidencias se deberán adjuntar obligatoriamente aquellos ficheros que aportan información indispensable para justificar las irregularidades detectadas con objeto de que la Subdirección General de Políticas Activas de Empleo con la colaboración de la FUNDAE gestione las alegaciones que puedan presentar las empresas a las actuaciones de seguimiento y control llevadas a cabo por los técnicos de seguimiento de las Direcciones Provinciales del SEPE una vez comunicado el proceso de comprobación del crédito.

DECIMOTERCERA. TRASLADO A LA INSPECCIÓN DE TRABAJO

El Texto Refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, regula en su Capítulo II. Infracciones laborales, Sección 3a, Subsección 1.a las infracciones en materia de empleo correspondientes a los empresarios y a las entidades de formación o aquellas que asuman la organización de las acciones de formación profesional para el empleo programada por las empresas, tipificando en sus artículos 14, 15 y 16 las infracciones en leves, graves o muy graves.

Asimismo, regula en su Capítulo III. Infracciones en materia de Seguridad Social, Sección 1a, como infracción muy grave en su artículo 23.1.h), incurrir los empresarios, las entidades de formación o aquellas que asuman la organización de las acciones formativas programadas por las empresas, en el falseamiento de documentos o en la simulación de la ejecución de la acción formativa, incluida la teleformación, para la obtención o disfrute indebido de bonificaciones en materia de formación profesional para el empleo.

En caso de detectarse incidencias en las actuaciones realizadas en tiempo real, ex post o bien en el seguimiento realizado a entidades organizadoras a través de actuaciones masivas que puedan ser constitutivas de las infracciones tipificadas en el Texto Refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, el técnico de la Dirección Provincial del SEPE dará traslado a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para que, en caso de considerar que existen acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción, inicie la instrucción del expediente de conformidad con el procedimiento administrativo especial en esta materia, sin perjuicio de las responsabilidades de otro orden que puedan concurrir.

Se deberá comunicar a la Unidad de seguimiento y control de acciones formativas, el traslado de las actuaciones a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social a fin de tener constancia de las mismas.

Lo anterior es independiente del procedimiento previsto en el artículo 18 del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el cual, si tras la comprobación de la procedencia y exactitud de las bonificaciones aplicadas por las empresas, u otras actuaciones de seguimiento y control, se pusieran de manifiesto bonificaciones no aplicadas correctamente, el SEPE, en colaboración con la FUNDAE, se lo comunicará a las empresas con el fin de que formulen las alegaciones que estimen oportunas o, en su caso, procedan a la devolución de las cantidades indebidamente aplicadas. Si las alegaciones no son aceptadas y no se produce la devolución, el SEPE lo comunicará a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para que proceda a la reclamación administrativa de las cuotas no ingresadas mediante acta de liquidación, y en su caso de infracción. La devolución de dichas cantidades incluirá los intereses de demora, calculados desde el disfrute indebido de la bonificación.

DECIMOCUARTA. DEROGACIÓN

Quedan sin efecto las Instrucciones para el seguimiento y control de la formación programada por las empresas para sus trabajadores y permisos individuales de formación, aprobadas por la SGPAE de 19 de junio de 2016.

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