2019 seguimiento y control de acciones de formación parte 7

– En el caso de ser un Título Universitario Propio deberán custodiar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho Título del permiso que requieran de otro contraste. Se acudirá al centro de impartición, bien para comprobar la realización de la ejecución de la acción formativa, la acreditación del centro cuando se trate de formación certificada o los convenios de colaboración entre universidades y otros centros o instalaciones en los que se delegan la formación de títulos propios o másteres universitarios.

También en aquellos casos en los que la empresa del trabajador se encuentra en otra provincia diferente de la del centro de formación o de la Dirección Provincial competente, se acudirá al centro de formación.

Además se podrá realizar un desplazamiento al centro de formación cuando coincidan varios permisos a la vez correspondientes a la misma empresa o grupos de empresa y se encuentren en ejecución, en el momento de realizar la actuación de seguimiento.

La documentación que se debería solicitar al centro de formación en relación con un PIF es:

• –  Matrícula/inscripción del curso correspondiente al trabajador o documento que justifique el inicio del participante en el proceso de reconocimiento de experiencia laboral.
• –  Horarios y calendario del curso.
• –  Registro de asistencia a la formación (solo en el caso de que el centro de formación realice un control interno de la asistencia de los alumnos).
• –  Diploma/Certificación/Acreditación del curso realizado por los participantes, excepto en el caso de formación cuya finalización requiera varios años para completar un título.
• –  Acreditación de la oficialidad de la acción formativa.
• –  En el caso de tratarse de un Título Universitario Propio, deberán justificar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho Título.Es necesario señalar que la FUNDAE realiza una gestión de control a los PIF con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa. A efectos de agilizar y mejorar la eficiencia de los procedimientos, se deberá revisar, antes de llevar a cabo la actuación de seguimiento, la información existente en la aplicación informática en relación a la situación de los permisos (estado del PIF, observaciones realizadas por el usuario fuera de plazo, etc.).3. Apertura del expediente de PIF y desplazamientos

– Preparación del dossier

De forma previa a la actuación, se preparará el dossier en el que, además de la información antes indicada, se incluirán los siguientes documentos:

 Copia del informe con el detalle de los datos del permiso.

 Hoja de actuación en función del tipo de empresa: Una vez que se concluya la actuación, se cumplimentará la hoja elaborada al efecto que será firmada por el responsable del seguimiento y el interlocutor al que se le facilitará copia.

En la hoja de actuación se recogerán los datos que certifiquen la presencia del técnico que realiza el seguimiento, así como el detalle de la documentación pendiente y cuál es el plazo para remitirla.

Es preciso señalar que la finalidad de este documento, es dejar constancia de la realización de una actuación de seguimiento y requerir la documentación pendiente.

 Entrevistas a los participantes.
 El dossier será completado posteriormente con la documentación e información recabada durante la visita.

• –  Desplazamiento a la empresaEl técnico se personará debidamente identificado a la empresa, donde informará al/los interlocutor/es (responsable de personal o RR.HH., etc.) del motivo de su visita (seguimiento del permiso, entrevista a los trabajadores participantes y solicitud de documentación).La empresa que autoriza el permiso al trabajador, es la que debe custodiar la documentación mencionada anteriormente y a la que adicionalmente se podrá solicitar una entrevista con el trabajador que ha solicitado el permiso mediante un cuestionario.La finalidad de este cuestionario es evaluar y comprobar si el desarrollo de las acciones formativas cumple con los requisitos definidos en la normativa que regula los PIF (solicitud, realización de la acción formativa, oficialidad del curso, modalidad de la acción, impartición realizada dentro de la jornada laboral, etc.), y si la iniciativa de la formación procede del trabajador o de la empresa.Es importante recordar a las empresas que los documentos que exijan firmas con el fin de identificarse, autorizar el documento y/o expresar que se aprueba su contenido, como el anexo I, el contrato suscrito con otras entidades y la entrevista al participante, deberán estar firmados, fechados y con los datos identificativos del trabajador y la empresa correctamente cumplimentados.En caso de que se detecte algún incumplimiento en este sentido, se realizará un requerimiento solicitando que se subsane dicha situación. Este requerimiento será indispensable en el caso del Anexo I (solicitud del PIF del trabajador y autorización de la empresa).

  Asimismo y sólo en caso de indicios de irregularidad, se podrá solicitar a las empresas facturas emitidas por la entidad organizadora o centro de formación que acrediten los costes de formación, si ha sido la empresa la que ha pagado la formación. Dichas facturas no son documentos obligatorios por normativa.

• –  Desplazamiento a la entidad que tiene encomendada la gestión del PIF. A esta entidad se le solicitará el contrato suscrito con la empresa para realizar la gestión del permiso. En aquellos casos en los que estas entidades, además, sean los centros de formación, se solicitará información complementaria mencionada anteriormente y se solicitará su acreditación como centro de formación en el caso de certificados de profesionalidad.

– Desplazamiento al centro de formación
Esta visita se realizará para completar información a las actuaciones realizadas a la empresa.

En el caso de másteres y títulos propios universitarios, se analizará el convenio de colaboración suscrito entre la Universidad emisora del título y el centro de formación donde se imparte la acción formativa, si éstos no fueran coincidentes.

Sobre todo en el caso de los permisos asociados al tipo “Otras acreditaciones”, se solicitarán los controles o registros de asistencia de todo el periodo formativo del participante, siempre que el centro disponga de éstos.

4. Actuaciones posteriores al desplazamiento

Una vez finalizada la actuación de seguimiento, el responsable de la misma realizará las siguientes tareas:

• Comprobar la vida laboral de los participantes

Se revisará la vida laboral de los participantes, comprobándose en dos momentos: a la fecha de inicio del permiso y se verificará que se encuentran dados de alta en la empresa comunicada y con qué tipo de contratación y a la fecha de finalización del permiso por si hubieran causado baja a lo largo del permiso y/o hubieran modificado las condiciones contractuales durante los días de disfrute del permiso.

La misma situación se produce cuando se modifican las condiciones contractuales, ya que puede variar el salario del trabajador y el coste del permiso se calcula en función de éste.

Elaboración del Informe de resultados

La información obtenida se grabará en el informe de resultados, detallándose los incumplimientos detectados y justificando éstos con documentos acreditativos válidos en derecho.

El cierre de los mencionados informes se realizará cuando los permisos estén en estado “finalizado”, en otras situaciones se grabarán los informes correspondientes a cada actuación sin proceder al cierre, hasta la fecha de finalización del permiso.

DÉCIMA. SEGUIMIENTO EMPRESA O ENTIDAD ORGANIZADORA: ACTUACIONES MASIVAS

En caso de detectarse indicios o irregularidades sobre la formación programada por una empresa o por una entidad organizadora, podrá llevarse a cabo una actuación masiva de seguimiento sobre grupos formativos o permisos individuales de formación que estén en ejecución o que se hayan ejecutado, de cualquier modalidad, con objeto de obtener evidencias que permitan obtener información sobre la organización de la actividad formativa.

Antes del inicio de una actuación masiva sobre los grupos o permisos individuales de formación comunicados por una empresa o entidad organizadora, se deberá comunicar y argumentar al Unidad de seguimiento y control de acciones formativas la necesidad de iniciar tal actuación a través de la aplicación informática de seguimiento, a fin de obtener la oportuna autorización.

En el caso que se autorice la apertura de una actuación masiva cuya sede de la entidad organizadora o del centro gestor de la plataforma de teleformación se encuentre ubicada en otras provincias, se deberá contactar con las Direcciones Provinciales afectadas para coordinar el seguimiento entre todas.

Cuando se inicia una actuación de seguimiento sobre grupos formativos o permisos individuales de formación comunicados por una entidad organizadora, la aplicación informática de seguimiento mostrará información sobre los datos identificativos de la entidad, así como de los grupos formativos o permisos individuales de formación notificados a efectos de seleccionar aquellos sobre los que se va a efectuar el seguimiento y control.

La realización de una actuación masiva, supone que se incidenten todos los grupos o permisos incluidos en dicha actuación por las mismas causas seleccionadas en el informe de resultados, por ello es muy importante que las mismas estén suficientemente acreditadas respecto de todos ellos.

En el informe de resultados se deben indicar todas las incidencias que se hayan detectado durante el seguimiento realizado y que afectarán a todos los grupos formativos o permisos incluidos. Se dejará constancia del trabajo realizado y de los indicios de infracción, incumplimiento y la motivación que lleva a señalar las incidencias detectadas adjuntando la documentación justificativa de las mismas.

Este tipo de seguimiento contempla la posibilidad de emitir una citación a la entidad externa a la que se encomiende la formación o al centro gestor de la formación en la Dirección Provincial del SEPE, siempre y cuando exista alguna causa que justifique la solicitud de esta reunión (por ej. detección de elevado número de incidencias en el seguimiento en tiempo real efectuado).

Existe una hoja resumen de la reunión que es el documento en el que se recoge por escrito el contenido y los acuerdos adoptados, así como las recomendaciones efectuadas por los técnicos responsables de la Dirección Provincial, que deberán firmar todos los presentes y facilitar una copia a la entidad que haya sido citada.

Este documento firmado aportará carácter oficial a la reunión y será válido para documentar las decisiones que pudiera tomar la Dirección Provincial del SEPE en cuanto a la actuación de control abierta a una entidad encomendada o centro gestor de la formación, ya sea para trasladar a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, o para concluir sobre las actuaciones abiertas asociadas a la entidad en cuestión.