2019 seguimiento y control de acciones de formación parte 3

Consultas previas al seguimiento

La planificación de las actuaciones de seguimiento puede comenzar en el momento en que se comunica por las empresas y por las entidades organizadoras, a través del sistema electrónico implantado por el SEPE, con el apoyo técnico de la FUNDAE, el inicio de las acciones formativas.

Las empresas y entidades a las que se hubiese encomendado la organización de la formación, deberán comunicar la información de cada acción formativa y de cada uno de los grupos en que aquella se imparte, conteniendo, al menos, la denominación y los contenidos básicos de la acción formativa, la modalidad de impartición, el número de horas lectivas, el número previsto de trabajadores participantes y la relación de profesores y/o tutores en cada acción formativa y la fecha, horario y lugar de realización, así como la razón social y el NIF de cada una de las empresas que tienen previsto participar en la formación.

Asimismo, antes de que la empresa se aplique la bonificación correspondiente se deberá comunicar la finalización de cada grupo formativo con información sobre la denominación de la acción formativa realizada, el listado de trabajadores participantes que han finalizado la formación, y el coste total de la formación. El coste máximo bonificable es calculado por el sistema electrónico en función del módulo económico, el número de horas de la acción formativa y el número de participantes que han finalizado la formación.

Para la planificación de las actuaciones de seguimiento, se facilitará a los técnicos responsables una aplicación informática de seguimiento y control que permite consultar la información comunicada por las empresas y entidades organizadoras en el sistema electrónico puesto a su disposición. También permite dejar constancia de las actuaciones de seguimiento realizadas, mediante reflejo documental de todos los datos y resultados correspondientes a cada actuación.

El manual de uso de la aplicación se encuentra disponible dentro de la propia herramienta en el apartado de Documentación.

En la misma, se podrá consultar informe con el detalle de la información del grupo formativo, en el que se incluyen:

•   Los datos identificativos del grupo formativo en los que se indican los objetivos, contenidos, duración, modalidad, el número de participantes previstos, las fechas de inicio y fin, los días de impartición y el horario.
•   El listado de empresas participantes con el fin de dirigir las actuaciones de seguimiento sobre los trabajadores de las empresas comunicadas.
•   El detalle de los formadores/tutores y las horas de formación que impartirán.
•   La entidad de formación/plataforma de teleformación dependiendo de la modalidad, sudirección y los datos de la persona de contacto.
•   El domicilio de la entidad que tiene encomendada la organización de la formación o de la empresa bonificada comunicado a efectos de notificaciones.

•   Las notificaciones realizadas fuera de plazo por la entidad, relativas a la ejecución del grupo, en caso de que las hubiera.
•   El estado del grupo que deberá ser válido o finalizado. Los grupos en estado incidentado, tras la revisión realizada por la FUNDAE de las notificaciones realizadas fuera de plazo no serán objeto de bonificación.2. Preparación del dossierDe forma previa a la actuación, se preparará el dossier en el que se incluirá la siguiente documentación:
•   Copia del informe con el detalle de la información del grupo formativo que facilita la aplicación informática mencionado anteriormente.
•   Modelo de “Cuestionario al formador”.
•   Modelo de “Cuestionario a los participantes”.
•   Modelo de “Hoja de actuación”.3. Selección de los grupos a visitarDesde la herramienta informática de seguimiento y control los técnicos responsables de las Direcciones Provinciales seleccionarán los grupos objeto de control que se impartan en su provincia, en caso de formación presencial, y se abrirá actuación de seguimiento dejando reflejado detalle del desplazamiento a efectuar.En caso de formación en la modalidad de teleformación, los técnicos responsables seleccionarán preferentemente los grupos en los que el centro gestor de la plataforma esté ubicado en la provincia que abre la actuación de seguimiento. En las provincias donde no esté ubicado el centro gestor podrán seleccionar grupos siempre que, al menos, tengan un participante cuya cuenta de cotización de la empresa esté ubicada en las mismas.En este caso, se debe contactar con la Dirección Provincial en la que está ubicado el centro gestor y con la Unidad de seguimiento y control de acciones formativas, con sede en FUNDAE, para informarles, coordinar las actuaciones y unificar criterios de actuación. Esta coordinación es muy importante para evitar que distintos grupos de una misma acción formativa impartida a través de la misma plataforma se incidenten por causas diferentes. El seguimiento se realizará del grupo completo no sólo del participante de la empresa con cuenta de cotización en la provincia que abre la actuación.Para la selección de grupos se tendrán en cuenta los objetivos establecidos en el Plan de seguimiento y control del SEPE, con objeto de dar cumplimiento a los porcentajes de actuación señalados para cada uno de los ejes establecidos en el mismo. Asimismo se dará prioridad, dentro de cada uno de los ejes, a los que tengan un nivel más alto en los indicadores del Sistema Experto de Cálculo de Índice de Riesgo (SECIR).

  En el marco de la lucha contra el fraude, cuando se detecten irregularidades que puedan ser constitutivas de alguna de las infracciones tipificadas en el Texto Refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, se podrán seleccionar otros grupos comunicados que no cumplan los criterios establecidos en los ejes descritos, informando de ello a la Unidad de seguimiento y control de acciones formativas.

Para llevar un adecuado control de las actuaciones realizadas, es importante grabar en la aplicación los datos de fecha y tipo de desplazamiento, en cuanto se haya realizado la actuación o se conozca el momento de hacerla.

Si se decide no realizar una actuación sobre un grupo seleccionado, se deberá eliminar su registro de la aplicación lo antes posible para permitir que éste pueda ser de nuevo incluido en futuras planificaciones y no interfiera en otros procesos de gestión.

QUINTA. SEGUIMIENTO EN TIEMPO REAL ACCIONES FORMATIVAS MODALIDAD PRESENCIAL

El seguimiento a grupos impartidos en modalidad presencial se realiza en el lugar de impartición durante su realización, con objeto de comprobar la ejecución de la actividad formativa, contenidos de la misma y relación con la actividad empresarial, número real de participantes, instalaciones y medios pedagógicos.

El tipo de actuación se realizará en tiempo real y conllevará el desplazamiento al lugar donde se imparta la formación. El responsable de seguimiento se personará, debidamente identificado, en el horario indicado en la comunicación de inicio y durante el intervalo de fechas de inicio y fin, e informará del motivo de su visita y de su procedimiento de actuación durante la misma.

Las «consultas previas al seguimiento» se refieren a las preguntas, investigaciones o discusiones que se llevan a cabo antes de iniciar un proceso de seguimiento o monitoreo de algún proyecto, programa o actividad. Estas consultas son importantes porque permiten a las partes interesadas recopilar información relevante, establecer objetivos y definir los parámetros del seguimiento antes de ponerlo en marcha. Aquí hay algunos aspectos clave relacionados con las consultas previas al seguimiento:

1. Definición de objetivos: Antes de comenzar el seguimiento, es esencial que las partes involucradas se reúnan para definir claramente los objetivos que desean lograr mediante el seguimiento. Estos objetivos pueden incluir la evaluación del progreso, la identificación de problemas potenciales, la mejora del rendimiento o cualquier otro propósito específico.
2. Selección de indicadores: Durante las consultas previas al seguimiento, se discute y se decide qué indicadores o métricas se utilizarán para evaluar el progreso o el desempeño del proyecto, programa o actividad. Estos indicadores deben ser relevantes para los objetivos establecidos.
3. Diseño de metodología: Se determina la metodología que se utilizará para llevar a cabo el seguimiento. Esto incluye la planificación de las fuentes de datos, la frecuencia de las mediciones, las herramientas y técnicas de recolección de datos, y cualquier otro aspecto técnico relacionado con el seguimiento.
4. Identificación de responsabilidades: Durante las consultas previas al seguimiento, se asignan roles y responsabilidades a las personas o equipos encargados de llevar a cabo el seguimiento. Esto garantiza que haya claridad sobre quién se encargará de qué aspectos del proceso de seguimiento.
5. Recopilación de recursos: Se discute la asignación de recursos necesarios para llevar a cabo el seguimiento de manera efectiva. Esto puede incluir personal, presupuesto, tecnología y otros recursos necesarios.
6. Planificación de comunicación: Se establece un plan de comunicación que determine cómo se compartirán los hallazgos y resultados del seguimiento con las partes interesadas relevantes. La comunicación efectiva es fundamental para asegurar que los resultados del seguimiento se utilicen de manera adecuada.
7. Calendario y cronograma: Se establece un calendario y un cronograma para el seguimiento, que incluye fechas de inicio y finalización, así como hitos importantes a lo largo del proceso.

En resumen, las consultas previas al seguimiento son una etapa crucial en cualquier proceso de monitoreo o seguimiento, ya que sientan las bases para un seguimiento efectivo y significativo de proyectos, programas o actividades, permitiendo a las partes interesadas planificar, recopilar datos y tomar decisiones informadas a lo largo del camino.