Circulación interna de la paquetería y documentación

Tarea

A diario tendrás la tarea de recoger la prensa, documentos, paquetes y portafirmas y entregarlos internamente en la organización. La prensa son publicaciones impresas que se diferencian en función de su periodicidad. Puede ser diaria (diario o periódico), semanal (semanario o revista) y mensual (el caso de revistas especializadas). Los documentos son escritos que ilustran sobre algún hecho o en los que constan datos importantes. Los paquetes son objetos que están atados o envueltos para ser transportados.

El porta-firmas es una carpeta que se lleva en la mano y se utiliza para guardar documentos importantes para que los firme una persona concreta.

La circulación interna de la paquetería y documentación se refiere a los documentos y paquetes cuyos destinatarios son alguna de las personas de la misma organización o departamentos. La circulación interna sirve como un medio de comunicación, permite la implicación de los trabajadores en la organización y mejora sus relaciones.

Técnicas básicas de recepción, registro, clasificación y distribución de paquetería y documentación

En la gestión de paquetería y documentación que se genera de forma interna en la organización tienes que seguir las siguientes fases:

Recepción: una vez que llegan los documentos o paquetes recíbelos.
Registro: registra el documento o paquete.
Clasificación: clasifícalo en función del destinatario.
Distribución: entrega el documento o paquete a su destinatario.

Documentos internos y externos asociados a la recepción de la paquetería y documentación:

Hay diferentes tipos de documentos: informes, folletos, notas técnicas, cuestionarios, registros. Estos documentos pueden estar en diferentes soportes, es decir pueden ser textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos.

Los documentos internos, son los que utiliza la organización en su ámbito interno. Pueden ser convocatorias, actas, autorizaciones, avisos, anuncios, boletines, revistas, memorias, programas, solicitudes…

Estos documentos son importantes ya que la marcha del trabajo depende de ellos. Veamos algunos de ellos:

Una convocatoria es un documento por el que se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar algún tema en un lugar determinado. Es importante que este documento lo hagas llegar a las personas interesadas con rapidez para que ellos puedan planificar su trabajo.

Un acta es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como los acuerdos tomados en las mismas. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros convocados a la reunión. En algunos casos podrás encontrarte con esta tarea, es importante que firmen las personas que aparecen en el documento.

Avisos y anuncios. Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y al personal de la misma. Estos avisos o anuncios suelen colocarse en el tablón de anuncios.

Boletines y revistas: son actividades e informaciones referentes a la cultura de la organización y al ocio.

Memorias: son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevada a cabo por la organización durante un determinado tiempo, suele ser un año.

Nota interior: es una forma de comunicarse entre sí los diferentes departamentos de una organización.

Los documentos externos son anuncios, circulares, tarjetas de visita, invitaciones, saluda,… que utiliza la organización hacia el exterior.

Anuncios. Se emplean cuando la organización publica determinadas noticias que interesan a sus clientes u a otras organizaciones.

Circular: se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras organizaciones o personas.

Invitación: son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y los asistentes a ellos. Puede ser por ejemplo, un saluda, este es un documento utilizado por el personal de organización, por los cargos públicos de las entidades, o por organismos e instituciones oficiales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.

Registro de paquetería y documentación

La primera tarea será recoger los paquetes de la zona donde los depositen los proveedores. Son paquetes que puede transportar una persona y que puedes almacenar en el espacio físico de tu lugar de trabajo. Identificar a qué departamento y persona va dirigido el paquete y tendrás que ponerte en contacto con el destinatario. Para efectuar la entrega la organización responsable del envío, te pedirá que firmes y selles los albaranes de entrega del paquete.

Criterios de clasificación y organización

Todos los documentos y paquetes a recoger y entregar se clasificarán según los despachos y las personas destinatarias. Según criterios de urgencia e importancia y según la disposición de los despachos para la entrega.

Distribución de paquetería y documentación.

La distribución la tendrás que hacer prestando mucha atención en no confundir de despacho o persona de entrega. Se distribuirá en primer lugar los documentos o paquetes urgentes. Es necesario pensar antes el recorrido que vas a hacer para distribuir los documentos y paquetes, de esa forma te aseguras ser más rápido y no olvidarte de ningún paquete o documento.

La documentación y paquetería se entregará de la forma establecida, normalmente hay un lugar específico para entregarlo en los diferentes departamentos.

Normas de seguridad, salud laboral y protección ambiental

Manipulación de cargas indicaciones:

Si la carga pesa en demasía, pide ayuda o utiliza una carretilla.

Para coger peso del suelo:

Los pies separados, el derecho más adelante, el izquierdo si eres zurdo.
Flexiona las rodillas.
Espalda recta.
Dobla las rodillas para coger la carga.

Para transportar peso:

Hazlo poco a poco.
Espalda recta.
Mantén la carga cerca del cuerpo, es más fácil moverla.
Nunca gires el cuerpo cuando lleves peso.
Coge el peso con la palma de la mano. Así te cansas menos.

Las relaciones en el centro de trabajo

Para realizar esta tarea es imprescindible mantener un buen ambiente en el trabajo. Para ello se tendrán que seguir las normas de protocolo, conocer si las personas con las que nos relacionamos, en la distribución de paquetes y documentación, requieren de algún tratamiento oficial. La imagen es importante, se utilizará siempre las normas de cortesía, llamar siempre antes de entrar en un despacho, pedir permiso para entrar, saludar y despedirse adecuadamente, con respeto y educación. El buen uso de la comunicación verbal y no verbal, eso garantizará una buena relación en el trabajo con superiores y compañeros/as.

La normativa legal de seguridad y confidencialidad en la manipulación de paquetería y documentación

En la manipulación de paquetes, documentos, porta-firmas, hay que garantizar la confidencialidad y seguridad de la información que ahí se recoge. Es por ello que no se deberán de abrir, leer o manipular.

Los paquetes, documentos y porta-firmas deben ser entregados a la persona a la que van dirigidos.

Una equivocación dificultará la confidencialidad y seguridad de los documentos.

La confidencialidad existe para prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados. Por ejemplo la perdida de confidencialidad puede realizarse al abrir un paquete, leer un documento que no es tuyo.

La seguridad son las medidas preventivas de la organización que permite resguardar y proteger la información, buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.

La disponibilidad es la característica de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella. Por ejemplo, un acta tiene que estar a disposición de los participantes en la reunión, para que puedan leer los acuerdos a los que llegaron.

La integridad sirve para mantener los documentos y paquetes libres de modificaciones no autorizadas. Por ejemplo, si borras parte de un documento cometes una falta contra la integridad.

La gestión eficiente de la circulación interna de paquetería y documentación es esencial para mantener la fluidez en las operaciones de una empresa:

Organización:

Centro de Recepción: Establecer un lugar central para recibir y procesar la paquetería y documentación entrante.
Asignación de Responsabilidades: Designar personal encargado de recibir, registrar, distribuir y enviar paquetes y documentos.

Recepción y Registro:

Registro Detallado: Al recibir, registrar la fecha, origen, contenido y destinatario de cada paquete o documento.
Identificación Clara: Usar etiquetas o códigos para identificar la naturaleza de los paquetes o documentos (urgente, confidencial, etc.).

Distribución Interna:

Sistema de Distribución: Establecer un protocolo claro para determinar cómo y a quién se envía cada paquete o documento.
Rutas de Distribución: Si es aplicable, establecer rutas o procedimientos específicos para la entrega dentro de la empresa.

Seguimiento:

Registro de Movimientos: Mantener un registro actualizado de la ubicación y el estado de los paquetes o documentos en tránsito.
Comunicación Interna: Notificar a los destinatarios sobre la llegada de paquetes o documentos importantes.

Entrega y Envío:

Confirmación de Recepción: Obtener una firma o confirmación al entregar paquetes o documentos a destinatarios.
Procedimientos de Envío: Establecer procesos claros para enviar paquetes o documentación externamente (servicios de mensajería, correo postal, etc.).

Gestión de Devoluciones o Retornos:

Procedimientos de Devolución: Establecer protocolos para devolver paquetes no entregados o documentos no reclamados.
Registro de Devoluciones: Documentar y registrar cualquier paquete o documento devuelto o rechazado.

Seguridad y Confidencialidad:

Manejo de Documentos Sensibles: Implementar protocolos de seguridad para la manipulación y entrega de documentos confidenciales.
Control de Acceso: Limitar el acceso a áreas donde se almacenan paquetes o documentación.

Tecnología y Seguimiento:

Software de Gestión de Paquetería: Utilizar sistemas informáticos para registrar y monitorear el flujo de paquetes y documentación.
Códigos de Seguimiento: Emplear códigos de seguimiento o escaneo para rastrear el movimiento de paquetes o documentos.

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📝 Tareas principales

Recepción y registro:
- Recibir la paquetería y documentos entrantes.
- Registrar la entrada en un sistema o libro de control con fecha, remitente y destinatario.
Clasificación:
- Clasificar los envíos según prioridad, destino o tipo (urgente, confidencial, general).
- Identificar documentos o paquetes que requieren atención especial.
Distribución:
- Entregar físicamente o enviar digitalmente los documentos y paquetes a los destinatarios internos.
- Asegurar que cada destinatario firme o confirme la recepción si es necesario.
Seguimiento:
- Monitorear el estado y ubicación de envíos importantes o sensibles.
- Resolver incidencias como pérdidas, retrasos o daños.
Archivo y control:
- Archivar registros de recepción y entrega para futuras consultas o auditorías.
- Controlar el flujo para evitar acumulaciones o pérdidas.

💡 Buenas prácticas

Utilizar software o sistemas digitales para el control y seguimiento.
Establecer rutas y horarios fijos para la distribución interna.
Capacitar al personal en manejo cuidadoso y confidencialidad.
Mantener comunicación constante entre remitentes y destinatarios.
Implementar protocolos para paquetería urgente o delicada.

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